27.07.2023

Microsoft Outlook Kontakte mit iPhone und Android synchronisieren

Effiziente Kontaktverwaltung auf dem Firmenhandy mit praktischer Caller Identifikation

Microsoft Outlook ist in Unternehmen eines der am häufigsten genutzten Programme zur Verwaltung von E-Mails, Terminen und geschäftlichen Kontakten. Damit die User auch von unterwegs aus unkompliziert auf die dort gespeicherten Daten zugreifen können, ermöglicht Microsoft die Synchronisation der Kontakte mit dem lokalen Adressbuch von Smartphone und Tablet. So sind die Daten immer griffbereit – ob auf dem Weg ins Büro, einer Dienstreise oder bei einem Kundentermin.

Doch die Synchronisation birgt keineswegs nur Vorteile. Angesichts Datenschutz-Risiken und fehlender Übersichtlichkeit lohnt sich auch ein Blick auf alternative Möglichkeiten zur Verwaltung von Businesskontakten auf dem Firmenhandy.

In diesem Beitrag stellen wir drei Möglichkeiten zur Synchronisation von Businesskontakten auf das Firmenhandy vor, beleuchten die Vorzüge und zeigen Risiken auf.

Variante 1: Synchronisation von Outlook-Kontakten in das Smartphone-Adressbuch

Eine einfache Möglichkeit Outlook-Kontakte zu synchronisieren, dazu bietet Microsoft die mobile Version der Outlook–App an. Damit lassen sich alle in Outlook gespeicherten Kontakte zentral ablegen und verwalten. Damit sparen sich die User die manuelle Übertragung der Daten ins lokale Adressbuch von Smartphone oder Tablet. Durch die Synchronisation ist der Zugriff auf sämtliche Businesskontakte ortsunabhängig möglich und eingehende Anrufe von Personen in der Kontaktliste werden direkt namentlich identifiziert. Dies ermöglicht neben einer personalisierten Ansprache, auch den gezielten Rückruf, falls ein Anruf verpasst wurde

Doppelte Kontakte durch wiederholte Synchronisation von Microsoft Outlook Kontakten

Werden Outlook-Kontakte wiederholt mit einem mobilen Gerät synchronisiert, beispielsweise um neu hinzugefügte Kontakte ins Smartphone-Adressbuch zu übertragen, stellen die Nutzer jedoch unter Umständen schnell fest, dass einige Kontakte im lokalen Adressbuch doppelt angelegt wurden. Bei der Synchronisation von Outlook-Kontakten mit dem Smartphone können doppelte oder widersprüchliche Kontakte entstehen. Insbesondere wenn mehrere Konten oder Datenquellen parallel synchronisiert werden, kann dies die Übersichtlichkeit beeinträchtigen. Moderne Synchronisationsmechanismen erkennen und aktualisieren bestehende Kontakte zwar automatisch, eine übergreifende Konsolidierung unterschiedlicher Kontaktquellen ist jedoch nicht immer gewährleistet. Dopplungen müssen im Anschluss manuell konsolidiert werden. Dabei muss einzeln geprüft werden, ob die Daten des jeweiligen Kontakts gleichgeblieben sind, welcher Kontakt aktuell ist, und welcher gelöscht werden kann. Je nachdem, wie viele Kontakte sich im Outlook Adressbuch befinden, kann dies ein mühsames und langwieriges Verfahren sein.

Verstöße gegen Datenschutz-Richtlinien durch Kontaktspeicherung im Smartphone-Adressbuch

Werden personenbezogene Daten in das lokale Adressbuch mobiler Geräte synchronisiert, kann es darüber hinaus zu Verstößen gegen DSGVO-Richtlinien kommen. Der Grund hierfür: Die automatische Synchronisation der Daten aus dem Smartphone-Adressbuch mit Drittanwendungen, wie zum Beispiel dem Messenger-Dienst WhatsApp. Die Anwendungen verschaffen sich automatisch Zugriff auf alle gespeicherten Kontaktdaten und speichern sie zum Datenabgleich auf eigenen Servern in der Cloud. Die Übertragung geschäftlicher Kontaktdaten an Drittanbieter kann datenschutzrechtliche Risiken mit sich bringen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Verarbeitung und Weitergabe personenbezogener Daten auf einer gültigen Rechtsgrundlage gemäß DSGVO basiert. Insbesondere bei der Nutzung privater Messenger-Dienste oder anderer Anwendungen mit Zugriff auf das Smartphone-Adressbuch kann die Kontrolle über geschäftliche Kontaktdaten erschwert werden.

Datenschutzrisiken drohen auch bei der Nutzung von Mietautos und Carsharing. Neben Navigation und Radio wird meist auch die Koppelung des Smartphones mit dem Infotainment-System angeboten. Hier kommt es gegebenenfalls zu einer Synchronisation des Smartphones-Adressbuchs und die Kontakte werden im System des Fahrzeugs gespeichert. Dies lässt sich laut Automobilhersteller nur rückgängig machen, indem das Infotainment-System nach der Fahrt manuell auf Werkeinstellung zurückgesetzt wird.

Ein Aufwand, den viele Nutzer nicht betreiben, sofern überhaupt das Bewusstsein für die Problematik vorhanden ist. So bleibt eine Vielzahl schützenswerter Daten völlig offen für andere Mieter oder Automobil-Verleiher in den zurückgegebenen Wägen.

Variante 2: Mit iOS und Android über Exchange auf das globale Adressbuch zugreifen

Nutzer von iPhone oder Android-Smartphone haben auch die Möglichkeit, auf die globale Adressliste des Exchange-Servers zuzugreifen, um dort nach Kontakten zu suchen. Die Global Address List (GAL) enthält die Kontaktdaten aller Postfächer und Kontakte eines Unternehmens. Beim Zugriff auf die GAL über das Smartphone müssen jedoch einige Hürden überwunden werden. So müssen die Kontakte von einem zentralen Administrator mithilfe von ActiveSnyc einer Drittanbieterlösung synchronisiert oder manuell über Outlook in das Postfach eines jeden Mitarbeitenden übertragen werden. Während dies in kleinen Unternehmen möglich ist, stellt der Prozess in Unternehmen mit einer hohen Mitarbeiterzahl eine erhebliche Herausforderung dar. Werden bestehende Kontakte verändert, werden diese ebenfalls nicht automatisch aktualisiert, sondern müssen erneut vom Administrator manuell übertragen werden. Geschieht die manuelle Übertragung nicht, können die User nur mit einer intakten Internetverbindung auf die Kontakte in der GAL zugreifen und eine Caller Identification ist auf dem Smartphone nicht möglich.

Darüber hinaus treten durch die Synchronisation von Kontakten aus der GAL in das Smartphone-Adressbuch von Geräten, die sowohl geschäftlich als auch privat genutzt werden (Bring your own device (BYOD) oder Corporate owned, personally enables (COPE)) die Variante 1 erläuterten Datenschutzrisiken auf.

Variante 3: Zusammenführung aller Businesskontakte in einer Container-App

Die Verwaltung von geschäftlichen Kontakten in einer Container-App ist die ideale Lösung, um Businessdaten auf dem Firmenhandy effizient und DSGVO-konform zu verwalten. Sämtliche Kontakte, egal ob aus Outlook, dem Unternehmensadressbuch oder einem CRM-System, werden in einer verschlüsselten Datenbank sicher zusammengeführt. Die App fungiert als geschützter Container, der einen unkontrollierten Datenabfluss verhindert. Auch eine Synchronisation mit Mietwägen und Carsharing wird unterbunden. Einmal im System haben alle Firmenmitglieder Zugriff auf die für sie berechtigten Kontakte. Dank der automatisierten Datenpflege entfällt das händische Einspeichern neuer Kontakte, Doppelkontakte werden konsolidiert und die Daten durchgängig aktualisiert. So ist das Adressbuch stets übersichtlich und mit der praktischen Schnellsuche gehört die aufwendige Suche nach dem richtigen Kontakt der Vergangenheit an.

Eingehende Anrufe werden aus allen Datenquellen automatisch identifiziert. So können die Mitarbeitenden schnell auf wichtige Kundendaten zugreifen.