Datenschutz auf dem Firmenhandy trotz WhatsApp

1. WhatsApp auf dem Firmenhandy verbieten

Um hohe Bußgelder zu vermeiden, haben viele deutsche Unternehmen reagiert und die Nutzung von Messenger-Diensten auf dem Diensthandy kurzer Hand untersagt. Werden WhatsApp & Co. dennoch installiert, drohen den Mitarbeitenden Abmahnungen. Während das Verbot auf COBO-Geräten, die ausschließlich der geschäftlichen Nutzung dienen, problemlos umsetzbar ist, birgt es bei BYOD- oder COPE-Geräten, die sowohl privat als auch geschäftlich genutzt werden, für die Anwender*innen wesentliche Einschränkungen. Unternehmen verbieten ihren Mitarbeitenden damit praktisch auch die private Nutzung von WhatsApp.

2. Die Nutzung von Messenger-Diensten mit Compliance-Richtlinien regeln

Im Fall der Deutschen Bank wurde die Installation von Messenger-Diensten nicht verboten, sondern versucht, der Problematik mittels einer geregelten Nutzung her zu werden. So wurden die Mitarbeitenden regelmäßig daran erinnert, Messenger-Dienste nicht für berufliche Zwecke zu nutzen. Wer darauf trotz aller Richtlinien nicht verzichten wollte, sollte zumindest eine ausreichende Dokumentation des relevanten Nachrichtenaustauschs sicherstellen. Hiervon völlig unberührt bleiben jedoch Verstöße gegen Datenschutzrichtlinien, die bereits bei Installation der Anwendungen, durch die automatische Weitergabe von Kontaktdaten an Unternehmen wie Meta, begangen werden. Diese können ebenfalls behördlich abgemahnt werden.

3. Auf das Abspeichern von Kontaktdaten im Firmenhandy verzichten

Nun lässt sich weder ein Verbot von WhatsApp für alle geschäftlich genutzten Smartphones sinnvoll umsetzen, noch können interne Nutzungsrichtlinien jeden rechtlichen Verstoß beseitigen. Was übrig bleibt, wäre eine Regelung, mit der die Speicherung von geschäftlichen Kontakten im Adressbuch des Firmenhandys nur mit zuvor abgeschlossenem Auftragsverarbeitungsvertrag erlaubt ist oder ein komplettes Speicherverbot für geschäftliche Daten. Dies geht jedoch für die Mitarbeitenden mit einer enormen Verringerung der Usability einher, denn bei eingehenden Anrufen von Geschäftspartnern oder Kunden, kann der Anrufer nicht mehr namentlich identifiziert werden. Auch für ausgehende Anrufe muss zunächst die Nummer aus dem CRM oder dem Outlook-Adressbuch herausgesucht werden. Dies kostet nicht nur Zeit, sondern auch Nerven.

4. Mit einer sicheren Zusatzapp den ungewollten Datenabfluss verhindern

Die Lösung des Problems liegt in einer zusätzlichen Anwendung, in der alle Unternehmenskontakte aus Outlook, dem Unternehmensadressbuch, MS Teams und dem CRM zusammengeführt und zentral verwaltet werden, während die Synchronisation mit Drittanbieterapps verhindert und damit das Risiko eines ungewollten Datenabflusses beseitigt wird.

Die Secure Contacts App macht dies möglich. Durch die Konsolidierung der Daten aus verschiedenen Speicherorten, werden alle Kontakte auf dem neusten Stand gehalten und es muss keinerlei Aufwand für das händische Einspeichern neuer Kontakte betrieben werden. Indes können im Adressbuch des Smartphones alle Kontakte gespeichert werden, die rein privat genutzt werden. Diese unterliegen dem Privileg persönlicher und familiärer Tätigkeiten und sind nicht DSGVO-relevant. Somit ist die Installation und private Nutzung von WhatsApp auf dem Firmenhandy ohne Compliance-Risiken möglich.